Een nieuw schooljaar voorbereiden met de jaarovergang (via EDEX-bestand of LAS koppeling)

Let op! Dit artikel is ook bedoeld voor scholen die gebruik maken van de automatische koppeling met hun leerlingadministratie. Deze is vanaf 1 augustus gepauzeerd en eenmalig moeten de wijzigingen handmatig worden doorgevoerd. Zodra de jaarovergang is afgerond zal de koppeling de wijzigingen weer iedere nacht automatisch verwerken.

Introductie

Een nieuw schooljaar bereid je vanaf 1 augustus eenvoudig voor via de jaarovergang.
In de jaarovergang zet je in de volgende stappen de klassen voor het nieuwe schooljaar klaar en archiveer je de oude klassen:

1. Start de jaarovergang. 
2. Upload het EDEX-bestand of selecteer een synchronisatie met je LAS voor het nieuwe schooljaar.
3. Wijzig je klassenindeling en deel nieuwe groepen uit de EDEX/synchronisatie in.
4. Bekijk het overzicht van wijzigingen.
5. Activeer het nieuwe schooljaar.
6. Controleer de instellingen voor het nieuwe schooljaar.

Let op! Je kunt de jaarovergang niet tussentijds opslaan. Je voert de jaarovergang in 1 keer uit op het moment dat je het nieuwe schooljaar in Social Schools wilt starten.
Verder kan je de jaarovergang alleen doen tussen 08:00 en 23:00 uur (MET) en niet daarbuiten!

1. Start de jaarovergang

Ga na 1 augustus naar 'Koppeling administratie' in het Dashboard; de enige optie die je nu krijgt is de optie om een jaarovergang uit te voeren. Klik op 'Jaarovergang uitvoeren'.

Afbeelding: jaarovergang uitvoeren

Je komt nu op een scherm met uitleg over de stappen, klik hier op 'Volgende'.

2. Upload EDEX-bestand of selecteer synchronisatie

1. Maak je gebruik van een EDEX-bestand? Kies hier het EDEX-bestand voor het nieuwe schooljaar en kies nadat het verwerkt is 'Volgende'.
   Het kan even duren voordat het bestand verwerkt is.
   Afbeelding: EDEX bestand kiezen
   
2. Maak je gebruik van een LAS-koppeling? Dan zie je hier de meest recente synchronisatie die je kunt gebruiken voor de jaarovergang:
   Afbeelding: Parnassys meest recente synchronisatie
   

3. Klassenindeling controleren

Voor het nieuwe schooljaar zetten we alvast een klassenindeling klaar op basis van afgelopen jaar. In deze indeling hebben we de meeste instellingen meegenomen van het afgelopen jaar.
Als er niet veel veranderd is aan je klassenindeling ben je dus zo klaar!
Zijn er wel wijzigingen, dan kun je die in deze stap direct doorvoeren. Je kunt de volgende zaken aanpassen in deze stap:

1. De kleur van een klas wijzigen.
2. De naam van een klas wijzigen.
3. De groepseigenaren wijzigen.
4. Een klas verwijderen als deze volgend jaar niet meer voorkomt (er komt een rode balk om de klas te staan).
5. Een nieuwe klas toevoegen als er nieuwe klassen zijn.
6. Administratieve groepen uit het EDEX-bestand koppelen aan de klas.
   Tip! combinatieklassen maak je ook hier door meerdere administratieve groepen te koppelen aan dezelfde klas.

Afbeelding: nieuwe klassenindeling maken

4. Controleer het overzicht van wijzigingen

Hier zie je de wijzigingen die plaats vinden bij de jaarovergang. Zo zie je bijvoorbeeld 24 nieuwe leerlingen (de instromers) en 18 verwijderde leerlingen (de schoolverlaters).
Zie je geen rare dingen in dit overzicht, kies dan 'Volgende'.
Let op! Kijk vooral goed bij de verwijderde leerlingen. Dit kan je namelijk niet ongedaan maken. De default is dat ze aangevinkt staan om verwijderd te worden.

Afbeelding: leerlingen wijzigingen

5. Activeer het nieuwe schooljaar

Door het nieuwe schooljaar te activeren voer je je wijzigingen definitief door. Na het activeren worden de groepen van afgelopen jaar gearchiveerd en die van het nieuwe jaar actief gemaakt.

De gearchiveerde groepen kun je alleen nog bekijken in het archief.
Afbeelding: activeer het schooljaar

Nadat je het nieuwe jaar hebt geactiveerd zie je dat het schooljaar is veranderd naar het nieuwe schooljaar!

Afbeelding: schooljaar veranderd naar 2020-2021

Voor scholen die de automatische koppeling gebruiken wordt deze weer vanzelf ingeschakeld nadat de jaarovergang is afgerond. Zij hoeven verder niets meer te doen. Als de koppeling op automatisch verwerken stond, gaat deze nu weer terug naar automatisch.

 

6. Controleer de instellingen van je nieuwe groepen.

Bij de jaarovergang kopiëren we de meeste instellingen van je klassen; toch adviseren we je altijd de instellingen na te lopen. Het kan zijn dat het beleid op je school is gewijzigd; of dat bepaalde leerkrachten van groep zijn gewisseld. 

De volgende instellingen worden WEL gekopieerd:

• Groepsnaam, -afbeelding, -kleur en -beschrijving (tenzij je die hebt aangepast in stap 3).
• Groepseigenaren (tenzij je die hebt aangepast in stap 3).
• Instelling voor het tonen van de ledenlijst aan ouders/verzorgers.
• Instelling voor het automatisch toegang geven van ouders/verzorgers van de leerlingen in de klas.
• Rechten voor Groepsberichten/evenementen.
  • Tip: Deze controleer je snel via 'Apps & modules > Community - berichten en evenementen delen > Info & instellingen'.
• Rechten voor Gesprekken
  • Tip: Deze controleer je snel via 'Apps & modules > Gesprekken > Info & instellingen'.

De volgende instellingen worden NIET gekopieerd:

• Medewerkers die lid waren van de groep; alleen groepseigenaren worden gekopieerd, we adviseren de overige medewerkers altijd even na te lopen om te controleren of ze nog toegang tot de groepen nodig hebben.
• Instellingen voor het portfolio (als je school gebruik maakt van Portfolio App). Kijk even in dit artikel voor hoe je het portfolio opnieuw instelt per klas. De portfolio´s zijn niet weg (ze zijn per leerling), maar omdat je nieuwe klassen hebt moet je de rechten/toegang dus opnieuw instellen.

Je bent klaar voor het nieuwe schooljaar!

De gearchiveerde groepen kun je, als schoolbeheerder, inzien via 'Dashboard > Groepen > Bekijk Archief'.

Afbeelding: archief knop