Exporteren leerlingen/ouders MijnSchoolInfo voor import in Social Schools

Als je over gaat van MijnSchoolInfo(MSI) naar Social Schools, kan je gebruik maken van de export mogelijkheden in MSI om de leerlinginformatie in Social Schools te krijgen en/of de ouders uit te nodigen.
Let op! gebruik je een Leerlingadministratiesysteem en is dat bijgewerkt, dan is dat de betere bron voor de leerlinggegevens.
Zie daarvoor het artikel voor het importeren van leerlingen met EDEX

Importeren leerlinggegevens.

Wil je leerlinggevens in Social Schools importeren moet het .xlsx bestand daarvoor de volgende kolommen/informatie bevatten:

1. Roepnaam: verplicht veld.
2. Tussenvoegsel: mag leeggelaten worden.
3. Achternaam: verplicht veld.
4. Geboortedatum: het formaat hiervan is dd-mm-jjjj (zie tips & truuks).
5. Klasnaam: dit is de groepnaam, deze naam wordt een administratieve groep.
6. Leerjaar: mag leeggelaten worden.

Zorg dat het document in het formaat .xlsx wordt gemaakt in excel (of een ander spreadsheetprogramma).
Let goed op hoofd- en kleine letter gebruik, vooral bij de groepsnamen.
Zie Synchroniseren leerlinggegevens via een Excel-bestand voor de import zelf.

Ouders uitnodigen

Om ouders uit te nodigen heb je een .xlsx nodig met de volgende kolommen.
Let op! Bij Social Schools gaat de import uit van de kinderen. De eerste vier kolommen hebben betrekking op de naam van het kind en niet op dat van de ouder.
Zie Ouders uitnodigen van meerdere leerlingen tegelijk voor de uiteindelijke import.

1. Roepnaam: verplicht veld.
2. Tussenvoegsel: mag leeggelaten worden.
3. Achternaam: verplicht veld.
4. Geboortedatum: het formaat hiervan is dd-mm-jjjj (zie tips & truuks).
5. E-mailadres ouder/verzorger 1 (mag leeggelaten worden).
6. E-mailadres ouder/verzorger 2 (mag leeggelaten worden).

Exporteren leerling/oudergegevens uit MSI

1. Login in MSI als directeur/administratie.
2. Vouw "Settings" open.
3. Kies "Exporteren" in het uitgevouwen menu.
4. Klik de knop "Exporteren" onder leerlinggegevens.
   Afbeelding: Exporteren in MSI
   
5. Open de csv en sla deze op als xlsx (doe dit 2 keer onder verschillende namen als je ook de ouderuitnodigen excel wilt maken).

Nu kan je in excel de kolommen bewerken tot geschikt voor de import van de leerlingen.
Laat alleen de onderstaand vetgedrukte (voor de leerlingimport) alsmede de cursieve (die komt er bovenop voor het uitnodigen van de ouders). Dus voor leerlingen A,B,C,D en K of J. 
Voor de ouders, A,B,C,D en N.

• A: Voornaam
• B: Tussenvoegsel
• C: Achternaam
• D: Geboortedatum
• E: Straat
• F: Huisnummer + toevoeging
• G: Postcode
• H: Plaats
• I: Toegevoegd op
• J: Groep
• K: Jaargroep (je kan ook kiezen voor J als de Jaargroep niet gevuld is of als je deze liever gebruikt, dit gaat op voor combinatieklassen).
• L: Ouders
• M: Telefoonnummers ouders
• N: Emailadressen ouders

De kolom D Geboortedatum moet omgezet worden naar het dd-mm-jjjj formaat (zie Tips & truuks). Het is in MSI dd-mm-jjjj 00:00.
Voor het uitnodigen van de ouders, moet je de kolom N met de e-mailadressen splitsen in twee. Als er meer dan 2 e-mailadressen staan: in dat geval moet je een extra regel maken voor dezelfde leerling, maar dan met het derde/vierde e-mailadres (herhalen voor vijf/zes etc). Neem echt alleen de e-mailadressen over, geen haakjes, namen of komma's: per kolom E-mailadres ouder/verzorger 1 of E-mailadres ouder/verzorger 2 staat er 1 e-mailadres

Tips & Truuks

• Geboortedatum: om in excel een geboortedatum te veranderen in mm-dd-jjjj:
  1. Selecteer de kolom met geboortedata.
  2. Klik op celeigenschappen.
  3. Kies getal (dit is de default/eerste tabblad in dit scherm).
  4. Kies voor "Aangepast".
  5. In het "Type" veld kan je nu plakken: mm-dd-jjjj:
     Afbeelding: celeigenschappen
     
  6. Druk op "OK".
• Groepsnamen: deze namen worden de administratieve groepen. Dit zijn exact de namen zoals je ze in de sheet hebt opgenomen. Je kan later binnen Social Schools andere namen voor de klassen opnemen. Bijvoorbeeld als binnen jullie administratie de groep 3 heet, maar voor de leerlingen de Pelikanen is.
• Meerlingen: Kijk uit met leerlingen met dezelfde achternaam en geboortedatum. In die gevallen kan het na de import nodig zijn om elke boven de laatste opnieuw handmatig toe te voegen. (Dus bij een drieling, zul je waarschijnlijk de alfabetisch eerste twee handmatig moeten toevoegen).
• E-mailadressen/hyperlinks: in excel kunnen e-mailadressen veranderen in hyperlinks. Daar kan de import niet mee overweg. Selecteer de kolom(men) met de e-mailadressen en druk op de rechtermuistoets en klik op "hyperlinks verwijderen" onderaan in het verschenen menu. Zie je de optie niet? Dan heb je geen hyperlinks. Goed bezig!